Procedura per le segnalazioni di illeciti e irregolarità

Ai dipendenti del Comune di Rimini Agli altri soggetti

di cui all’art. 3, commi 3 e 4

del D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24 Loro sedi

 

Oggetto: informativa sul canale di segnalazione interna e sulle tutele previste per le persone che segnalano illeciti di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato (c.d. whistleblowing), ai sensi dell’art. 5, comma 1, lettera e) del D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24.

 

Premessa

Come è noto, in attuazione della direttiva europea (UE) 2019/1937, attraverso il D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24 il Legislatore ha dettato nuove disposizioni per la protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea, che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato (c.d. whistleblowing).

 

La nuova disciplina tutela i seguenti soggetti che segnalano illeciti:

a)         i dipendenti delle amministrazioni pubbliche, di cui all’art. 1, comma 2, del D. Lgs. 30 marzo 2001, n. 165;

b)         i dipendenti degli enti pubblici economici, degli enti di diritto privato sottoposti a controllo pubblico ai sensi dell’art. 2359 cod. civ., delle società in house, degli organismi di diritto pubblico o dei concessionari di pubblico servizio;

c)         i lavoratori autonomi, i liberi professionisti, i consulenti che prestano la propria attività presso soggetti del settore pubblico;

d)         i volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso soggetti del settore pubblico.

 

La tutela si estende anche ad altri soggetti che potrebbero subire conseguenze pregiudizievoli in ragione della segnalazione ed, in particolare:

a)         ai c.d. «facilitatori», ovvero alle persone fisiche che assistono una persona segnalante nel processo di segnalazione ed operano all’interno del medesimo contesto lavorativo;

b)         alle persone del «medesimo contesto lavorativo» del segnalante, che sono legate ad essa da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;

c)         ai «colleghi di lavoro» della persona segnalante, ovvero alle persone fisiche che lavorano nel medesimo contesto lavorativo del segnalante, purché abbiano con lo stesso un rapporto abituale e corrente;

d)         agli «enti di proprietà» della persona segnalante, o per i quali egli lavora;

e)         agli «enti che operano nel medesimo contesto lavorativo» del segnalante.

 

* * *

Il canale di segnalazione interna

Al fine di consentire ai soggetti sopra indicati di effettuare le segnalazioni, il Comune ha istituito un canale di segnalazione interna, che è raggiungibile tramite apposito link nella home page del sito www.comune.rimini.it oppure al seguente indirizzo: https://rimini.segnalazioni.net/.

 

Il canale di segnalazione interna viene gestito tramite la Piattaforma Software denominata «Legality Whistleblowing – Segnalazioni Illeciti», che è conforme ai requisiti stabiliti dalla Legge (D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24) e garantisce la riservatezza di tutti i soggetti tutelati dall’ordinamento e di tutte le informazioni raccolte, anche tramite il ricorso a strumenti avanzati di crittografia. La piattaforma consente altresì di gestire in modalità automatica e nell’ambito delle proprie funzionalità tutti gli ulteriori adempimenti connessi alla ricezione delle segnalazioni.

 

Come richiesto dall’art. 5, comma 1, lettera e) del sopra citato D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24, i contenuti della presente informativa sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne, nonché sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni esterne, sono pubblicate sul sito internet del Comune di Rimini nello spazio appositamente dedicato alla segnalazione di illeciti e vengono esposti anche nelle sedi di lavoro in formato cartaceo, in luoghi accessibili a tutti.

 

* * *

 

Cosa si può segnalare

Possono essere segnalati i comportamenti, gli atti o le omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica e che consistono in:

1)         illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;

2)         condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti;

3)         illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell'ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;

4)         atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione europea;

5)         atti od omissioni riguardanti il mercato interno;

6)         atti o comportamenti che vanificano l'oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione.

 

Le segnalazioni degli illeciti devono essere effettuate nell’interesse pubblico o nell’interesse alla integrità dell’amministrazione pubblica.

Pertanto, il canale di segnalazione interna non può essere utilizzato e le tutele previste dal D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24 non si applicano alle contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile, che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate.

I motivi che hanno indotto la persona a segnalare, purché la segnalazione sia effettuata nell’interesse pubblico o nell’interesse alla integrità dell’amministrazione pubblica, sono irrilevanti ai fini della sua protezione.

 

* * *

 

Le altre modalità di effettuazione delle segnalazioni

Il segnalante può anche avvalersi del canale di segnalazione esterna gestito da ANAC, inviando a quest’ultima la sua segnalazione, se ricorrono le seguenti condizioni:

a)         la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;

b)         la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;

c)         la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Il canale di segnalazione esterna gestito da ANAC offre le medesime garanzie di tutela della riservatezza della segnalazione, dell’identità del segnalante, della persona coinvolta e delle persone menzionate nella segnalazione.

Infine, il segnalante può effettuare anche una divulgazione pubblica ovvero può rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone, alle seguenti condizioni:

a)         il segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna, alle condizioni e con le modalità di Legge e non è stato dato riscontro nei termini previsti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;

b)         il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;

c)         il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l'autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

 

* * *

 

Le tutele previste per la persona che segnala illeciti (c.d. whistleblower)

La persona che segnala illeciti è protetta dall’Ordinamento, quando ricorrono le seguenti condizioni:

a)         al momento della segnalazione o della denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica, la persona segnalante o denunciante aveva fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate, divulgate pubblicamente o denunciate fossero vere e rientrassero nell’ambito di applicazione del D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24;

b)         la segnalazione è stata effettuata tramite i canali previsti.

 

Le tutele previste dalla Legge per il segnalante sono le seguenti:

 

1)         protezione della riservatezza dell’identità personale del segnalante.

L’identità del segnalante non può essere rivelata a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni. La protezione riguarda non solo il nominativo del segnalante, ma anche tutti gli elementi della segnalazione, tramite i quali possa essere ricavata, anche indirettamente, la sua identità.

La segnalazione è, inoltre, sottratta all’accesso documentale ed al diritto di accesso civico generalizzato.

La protezione della riservatezza è estesa all’identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione, nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante

2)         protezione dalle ritorsioni.

Il segnalante non può subire ritorsioni. Queste sono definite come qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile, o della divulgazione pubblica, che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto.

Sono ad esempio atti ritorsivi:

-           il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;

-           la retrocessione di grado o la mancata promozione;

-           il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro;

-           la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;

-           le note di merito negative o le referenze negative;

-           l’adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;

-           la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo;

-           la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;

-           la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;

-           il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;

-           i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;

-           la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;

-           l’annullamento di una licenza o di un permesso;

-           la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

 

La protezione dalle ritorsioni comporta che gli atti assunti in violazione del divieto sono nulli.

I soggetti che ritengono di aver subìto ritorsioni possono segnalare i fatti ad ANAC, che può avvalersi, ove necessario, della collaborazione dell’Ispettorato della Funzione pubblica.

La dichiarazione di nullità degli atti ritorsivi spetta all’Autorità giudiziaria

 

3)         Limitazioni della responsabilità.

Sempre a tutela del segnalante, sono, infine, previste limitazioni di responsabilità per l’eventuale rivelazione o diffusione di informazioni e notizie sulle violazioni coperte dall’obbligo di segreto, o relative alla tutela del diritto d’autore o alla protezione dei dati personali, o per l’eventuale rivelazione o diffusione di informazioni sulle violazioni che offendono la reputazione della persona coinvolta o denunciata.

In tali casi il segnalante non è punibile se, al momento della rivelazione o diffusione, vi erano fondati motivi per ritenere che la rivelazione o la diffusione delle informazioni fosse necessaria per svelare la violazione. E’ inoltre necessario che il segnalante abbia utilizzato il canale di segnalazione interna e che al momento della segnalazione o della denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile avesse fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate, divulgate pubblicamente o denunciate fossero vere.

In tal caso è esclusa ogni altra forma di responsabilità, anche di natura civile o amministrativa.

L’acquisizione delle informazioni sulle violazioni o l’accesso alle stesse non generano alcuna responsabilità in capo al segnalante, a meno che l’attività di acquisizione o l’accesso alle informazioni non costituiscano reato (ad esempio, accesso abusivo a sistema informatico art. 615-ter cod. pen.).

Ovviamente la responsabilità penale e ogni altra responsabilità, anche di natura civile o amministrativa, non sono escluse per i comportamenti, gli atti o le omissioni che non sono collegati alla segnalazione, alla denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile o alla divulgazione pubblica o che non sono strettamente necessari a rivelare la violazione.

 

* * *

 

La perdita delle tutele previste per la persona che segnala illeciti (c.d. whistleblower)

 

Le tutele predette non sono garantite, quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, non passata in giudicato, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave.

In tal caso alla persona segnalante o denunciante è altresì irrogata una sanzione disciplinare.

Informazioni ai sensi dell’art. 5 comma 1 lettera e) del D. Lgs. 10 marzo 2023 n. 24 riguardanti le procedure, i presupposti e il canale di segnalazione per il c.d. Whistleblowing

I dati personali sono trattati dal Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza del Comune di Rimini nell’esercizio di compiti di interesse pubblico o comunque connessi all’esercizio di pubblici poteri, con particolare riferimento al compito di accertare eventuali violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea, che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica, di cui i soggetti di seguito indicati siano venuti a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico e che abbiano poi deciso di denunciare, ai sensi del D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24 (c.d. whistleblowing):

a)         dipendenti del Comune di Rimini;

b)         dipendenti degli enti pubblici economici, degli enti di diritto privato sottoposti a controllo pubblico ai sensi dell’art. 2359 cod. civ., delle società in house, degli organismi di diritto pubblico o dei concessionari di pubblico servizio;

c)         lavoratori autonomi, liberi professionisti, consulenti che prestano la propria attività presso il Comune di Rimini e presso gli altri soggetti di cui al precedente punto b);

d)         volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso il Comune di Rimini e presso gli altri soggetti di cui al precedente punto b).

 

FINALITÀ E PRINCIPIO DELLA MINIMIZZAZIONE DEI DATI

I dati forniti dal segnalante al fine di rappresentare le presunte condotte illecite delle quali sia venuto a conoscenza nell’ambito del contesto lavorativo come definito al punto precedente, commesse dai soggetti che a vario titolo operano nello stesso, vengono trattati allo scopo di effettuare le necessarie attività istruttorie, volte a verificare la fondatezza delle segnalazioni ed ai fini dell’adozione dei conseguenti provvedimenti (comunicazioni all’Autorità giudiziaria ordinaria e contabile, avvio del procedimento disciplinare).

In ogni caso, in base al principio della minimizzazione dei dati, gli Uffici che gestiscono i dati garantiscono che essi siano adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati, sicché i dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati senza ritardo.

 

MODALITA’ DI EFFETTUAZIONE DELLE SEGNALAZIONI INTERNE

Chi fosse interessato a presentare una segnalazione di illecito è invitato ad utilizzare l’applicazione informatica appositamente predisposta dal Comune di Rimini denominata «Legality Whistleblowing – Segnalazioni Illeciti» e disponibile sul sito web dell’Ente in sezione appositamente dedicata.

Le segnalazioni presentate mediante la piattaforma informatica vengono ricevute direttamente dal Responsabile per la prevenzione della corruzione e della trasparenza (RPCT), mentre quelle presentate con altre modalità verranno consegnate in ogni caso e senza ritardo al medesimo RPCT.

L’applicazione informatica garantisce la più ampia protezione della riservatezza dei dati personali del segnalante e di tutti i soggetti coinvolti.

Effettuando la segnalazione mediante l’applicazione informatica, il segnalante potrà inoltre essere certo di godere delle misure di protezione previste dagli artt. 16 e seguenti del D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24.

Le segnalazioni di illeciti eventualmente inviate con altre modalità (ad esempio, invio mediante posta ordinaria di denuncia cartacea) diverse dal predetto canale di segnalazione interna gestito tramite applicazione informatica dedicata, saranno comunque ricevute, ma va sottolineato che ciò comporta il rischio per il segnalante di non poter beneficiare della protezione prevista dalla Legge e/o di subire una riduzione del livello di tutela della riservatezza dei propri dati personali.

Pertanto, con la finalità di garantire una maggiore tutela della riservatezza, il segnalante che utilizzi modalità di inoltro della segnalazione diverse dalla piattaforma informatica, dovrà aver cura di indicare chiaramente nell’oggetto della segnalazione che si tratta di una segnalazione per la quale egli intende mantenere riservata la propria identità e beneficiare delle tutele previste per i whistleblower nel caso di eventuali ritorsioni subite in ragione della segnalazione (ad esempio, indicare sulla busta contenente la segnalazione cartacea la parola «Whistleblowing» o la locuzione «Segnalazione illeciti»).

Tale specificazione consentirà inoltre, laddove la segnalazione pervenisse erroneamente ad un soggetto non competente oppure attraverso un canale diverso da quello specificamente attivato dal Comune di Rimini (piattaforma informatica «Legality Whistleblowing – Segnalazioni Illeciti»), la trasmissione tempestiva da parte di quest’ultimo al soggetto autorizzato a ricevere e gestire le segnalazioni di whistleblowing.

 

DESTINATARI DEI DATI

Nell’ambito dell’istruttoria svolta dal Responsabile per la prevenzione della corruzione e della trasparenza (RPCT) i dati personali raccolti e tutte le informazioni contenute nelle segnalazioni, ricorrendone i presupposti, potranno essere trasmessi al Responsabile dell’Ufficio per i Procedimenti disciplinari dell’Ente e trattati dai collaboratori di quest’ultimo.

I dati personali raccolti sono trattati dal personale del Comune di Rimini, che agisce sulla base di specifiche istruzioni fornite in ordine a finalità e modalità del trattamento medesimo. Al di fuori dell’organizzazione del Comune di Rimini possono essere destinatari dei dati raccolti a seguito della segnalazione, ove del caso, l’Autorità giudiziaria, ordinaria e contabile e l’Autorità nazionale Anticorruzione.

 

DIRITTI DEGLI INTERESSATI E DIRITTO DI RECLAMO

Secondo quanto stabilito dall’art. 13, comma 3 del D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24 i diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del regolamento (UE) 2016/679 possono essere esercitati nei limiti di quanto previsto dall'articolo 2-undecies del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.

Pertanto i predetti diritti di cui agli articoli da 15 a 22 non possono essere esercitati con richiesta al titolare del trattamento ovvero con reclamo, qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità della persona che segnala violazioni.

 

PUBBLICAZIONE DELLE INFORMAZIONI

La presente informativa viene pubblicata sul sito internet del Comune di Rimini nella stessa sezione dedicata alla Piattaforma «Legality Whistleblowing – Segnalazioni Illeciti» e verrà affissa in formato cartaceo anche presso tutte le sedi di lavoro del Comune di Rimini in luogo facilmente accessibile.

 

INFORMAZIONI SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DA PARTE DEL TITOLARE DEL TRATTAMENTO

E’ stata predisposta l’informativa ai sensi dell’art. 13 e 14 del Reg. UE 2016/679, prevista anche all’art. 13 comma 4 del D.Lgs. 10 marzo 2023, n. 24 che viene pubblicata congiuntamente alle presenti informazioni rivolte a tutti i soggetti che potenzialmente possono effettuare una segnalazione.